1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (t.j. Dz.U. z 2020 poz. 1041) oraz usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego.

2. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2020 poz. 1041) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

3. Poprzez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

3.1. przesyłki listowe o wadze do 2 000 g (Gabaryt S, M, L):

a. zwykłe - przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii,

b. zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,

c. polecone - przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

d. polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

e. polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

f. polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

g. Wymiary przesyłek listowych wynoszą:

FORMAT S to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm

MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm

FORMAT M to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm

MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm

FORMAT L to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm

MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm

3.2. paczki pocztowe o wadze do 10 000 g (Gabaryt A i B):

a. ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

b. Wymiary paczek pocztowych wynoszą:

MAKSIMUM: suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm

MINIMUM: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, z tolerancją +/- 2 mm

przy czym:

GABARYT A to paczki o wymiarach:

MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, z tolerancją +/- 2 mm

MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm

GABARYT B to paczki o wymiarach:

MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm

MAKSIMUM - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm

MINIMUM: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, z tolerancją +/- 2 mm

3.3. przesyłki marketingowe – przesyłkę pocztową nierejestrowaną, zawierającą różnorodne własne materiały informacyjne nadawcy, wysłaną jednorazowo do co najmniej 30 adresatów.

Gabaryt A - to paczka o wymiarach:

Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,

Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm

Gabaryt B - to paczka o wymiarach:

Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,

Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

4. Wykonawca zobowiązany jest do:

a. odbioru z siedziby Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Górniczej, przy ul. Granicznej 21 przesyłek przygotowanych do wyekspediowania a następnie nadania tych przesyłek w wyznaczonej placówce nadawczej. Odbiór przesyłek odbywał się będzie 5 razy w tygodniu

– od poniedziałku do czwartku w godzinach 14:00-14:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

– w piątek w godzinach 12.00 – 12.30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

b. dostarczenie poczty przychodzącej pięć razy w tygodniu tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 – 8:30 do siedziby Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Górniczej, przy ul. Granicznej 21, z tolerancją do 30 minut, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

5. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz nadruku (pieczątki) zawierającego pełną nazwę i adres Zamawiającego oraz znak opłaty pocztowej.

6. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek tj. do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym.

7. Wykonawca musi posiadać odpowiedni system/aplikacje do generowania przesyłek listowych z możliwością pełnej ewidencji wysyłanej korespondencji oraz szczegółowego śledzenia przesyłek. System ten musi umożliwiać wygenerowanie i przesyłanie elektroniczne zestawień tzw. elektronicznej książki nadawczej wysyłanej korespondencji.

8. W przypadku awarii systemu/aplikacji lub w przypadku nie korzystania z aplikacji/systemu Zamawiający sporządzi zestawienie (książkę nadawczą) w formie papierowej wysyłanych przesyłek:

a) rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek, sporządzanego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,

b) zwykłych - nierejestrowanych - przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, zgodnie ze wzorem formularza ustalonym z Wykonawcą.

9. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.

10. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.

11. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w wyznaczonej placówce pocztowej na terenie Dąbrowy Górniczej.

12. Wykonawca zapewni punkty odbioru niedoręczonych przesyłek (awizowanych) na terenie każdej gminy w kraju.

13. Wykonawca zapewni odbiór przesyłek awizowanych w minimum 2 placówkach na terenie Gminy Dąbrowy Górniczej w lokalizacjach zgodnych z deklaracją ofertową. Wymagane jest by każda placówka była czynna przez min. 5 godzin w każdy dzień roboczy.

14. Wykonawca musi dysponować placówkami, o których mowa powyżej przez cały okres obowiązywania umowy. Zamawiający dopuszcza zmianę adresu placówek w promieniu 2 km od pierwotnej lokalizacji.

15. Za nie zapewnienie dostępu do placówek w godzinach otwarcia, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną zgodnie z § 5 pkt 3 umowy.

16. Wszystkie placówki Wykonawcy muszą być odpowiednio oznakowane, tzn. logo i nazwa Wykonawcy musi być umieszczone w widocznym miejscu na lub przy budynku placówki.

17. Przesyłki listowe oraz paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.

18. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia, w tym utraty, ubytku lub uszkodzenia przesyłki, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie lub inne roszczenia na zasadach i wysokości określonych w ustawie Prawo pocztowe.

19. Zamawiający nie dopuszcza, aby na kopertach przesyłek doręczanych w ramach udzielonego zamówienia, znajdowały się znaki opłaty pocztowej inne niż wskazane w umowie z Wykonawcą, któremu Zamawiający udzielił zamówienia.

20. Wykonawca zobowiązany jest do przesyłania zestawienia ilościowo – wartościowego zawierającego numery nadawcze przesyłek poleconych, stanowiącego potwierdzenie nadania przesyłek w danym dniu roboczym. Zestawienie ilościowo – wartościowe zawierające numery nadawcze przesyłek poleconych powinno być przesyłane drogą elektroniczną na wskazane przez Zamawiającego adresy e-mail.

21. Wykonawca zapewni szkolenie pracowników Urzędu Miejskiego w zakresie obsługi aplikacji/systemu do nadawania przesyłek, które wliczone będzie w cenę oferty w terminie do 1 miesiąca od daty rozpoczęcia obowiązywania umowy.

22. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L. z 2016 Nr 119 poz. 1).